Passo a passo de como organizar o estoque de compras da sua oficina!

8 mins Pedro Nogueira Publicação: julho 11, 2019 Atualização: julho 11, 2019

Muito mais do que bons serviços e um atendimento de qualidade, uma oficina de reparação automotiva de sucesso precisa apostar em uma gestão eficiente. E entre os inúmeros desafios necessários para isso é conseguir, por exemplo, otimizar a área de compras do estabelecimento e organizar o estoque de peças e produtos.

Bom, se só de ler isto você já concordou que precisaria dar uma repaginada nessa parte de organização e planejamento em sua oficina, já é um ótimo começo!

Afinal, hoje, nós preparamos um post exclusivo e repleto de dicas justamente sobre por onde começar a organizar o estoque de seu negócio e melhorar os seus processos de reposição e compra. Bora conferir?

Quais são os principais meios de realizar a gestão empresarial em sua funilaria e oficina?

O meio de controle mais simples e antigo para gestão de oficina é o manual. Porém, hoje em dia, ele deve ser restrito às pequenas empresas. Afinal, organizar tudo manualmente é algo muito complicado, além de ser um modelo de gestão das antigas!

Todavia, mesmo nesse modelo, é preciso ter o mínimo de controle, fiscalizando notas fiscais de compras de peças e realizando anotações básicas sobre o estoque.

As planilhas de controle, por sua vez, feitas em programas comuns como o Excel ou o Calc, são indicadas para a gestão empresarial de qualquer funilaria ou oficina média que conte com um gestor capaz de elaborar e alimentar um documento simples, objetivo e autoexplicativo para toda a equipe.

Por fim, em grandes oficinas, sistemas informatizados de gestão já são utilizados, permitindo um controle completo e integrado entre todos os setores da empresa. Isso não só facilita a gestão das entradas e saídas financeiras e de estoque, como também proporciona uma visão melhor do negócio.

Como otimizar as compras e organizar estoque em sua oficina?

Depois de encontrar o melhor sistema de gestão para a realidade da sua empresa, é hora de garantir um controle realmente eficiente de seu estoque e, consequentemente, tornar melhor o seu processo de compra e reposição de peças!

Para alcançar esse objetivo, confira as dicas a seguir!

Avise seus colaboradores sobre a importância da organização da empresa

Não adianta estabelecer uma organização bem elaborada se todo o pessoal envolvido não estiver interessado em sua manutenção. Portanto, avise seus camaradas e mãos à obra!

Além de separar funções e treinar seus funcionários, procure esclarecer a importância de manter os controles sempre atualizados e deixe claro o papel de cada colaborador nessa missão.

Faça a contagem de seus produtos no estoque

Fazer sempre a contagem dos produtos que você utiliza no dia a dia é importante para o seu controle interno, pois permite uma comparação entre o que está de fato no estoque físico com o que está registrado na contabilidade.

De nada adianta realizar diversos serviços de pintura ao longo da semana, por exemplo, se no final você não sabe a quantidade de lixas, verniz, massa, entre outros itens que foram utilizados.

Ter esse tipo de cuidado é fundamental na hora que você for fechar o caixa do mês, para garantir que não terá surpresas desagradáveis — como ficar no vermelho.

Tenha os fluxos de entrada e saída sob controle

Além do levantamento completo de todos os itens utilizados em sua oficina, é preciso realizar um controle para saber quais são aqueles mais utilizados durante os serviços e que precisam sempre de reposição.

Assim, você consegue identificar os materiais que precisam de novas aquisições semanais, mensais, bimestrais etc. Fica mais fácil manter as compras em dia, evitando que faltem ferramentas para o seu trabalho e que você tenha que fazer negócios emergenciais (que geralmente são mais caros). Problemas de prazo também são prevenidos.

Para facilitar esse tipo de controle, também é possível investir em bons softwares ou, até mesmo, planilhas de gestão empresarial, que permitem monitorar as entradas do estoque, sua adequação com as notas, a frequência das aquisições, entre outros pontos importantes que permitem um melhor controle do negócio.

Investir em cursos de gestão para a sua equipe também pode ser uma boa alternativa nesse sentido. Além de excelentes formações disponíveis na internet, existem opções de incentivo empresarial como o Sebrae, que podem auxiliar os profissionais em sua constante capacitação!

Crie um bom relacionamento com seus fornecedores

Um bom controle de estoque passa por uma boa relação com os fornecedores. Afinal, são eles quem podem negociar as quantidades que você precisa pelos valores e prazos que mais forem convenientes. Ou seja, tenha seus fornecedores no lado esquerdo do peito!

Muito além de encontrar boas parcerias no mercado, procure por negócios dispostos a atender conforme a sua rotatividade de produtos e a garantir boas condições de desconto.

As próprias planilhas de gestão que mencionamos no início do texto podem contar com opções que incluam os fornecedores e garantam um melhor controle do seu trabalho, permitindo vantagens tanto para quem precisa de novos materiais e insumos quanto para quem os vende!

Crie padrões e regras para organizar o estoque

Como você organiza o estoque hoje em sua funilaria? Tem alguma lógica, ordem e regra, ou cada item é “encaixado” onde tem espaço nas prateleiras? Bom, a gente pergunta isso porque realmente muitos gestores não levam tanto em consideração alguns métodos mais técnicos e práticos de armazenagem em seus negócios. E, claro, isso pode fazer muita diferença!

Por exemplo, existem alguns modelos de estocagem bem básicos e que são utilizados com frequência por empresas de logística. Logo, podem ser tranquilamente implementados e adaptados à rotina de uma oficina também.

O mais comum e conhecido é o FIFO, que no inglês vem de First In, First Out. Na tradução literal, significa “Primeiro que entra, primeiro que sai”. Ou seja, na prática, esse método de armazenagem considera seguir sempre um fluxo contínuo de giro de estoque, pois estabelece que o primeiro item comprado será o primeiro a ser vendido.

Este método ajuda, por exemplo, a evitar que produtos fiquem muito tempo na prateleira e arrisquem perder a validade.

Defina processos e responsabilidades

Sua oficina, independentemente do tamanho, é uma empresa, certo? Logo, é preciso definir processos e responsabilidades entre sua equipe, mesmo que ela seja pequena.

Em outras palavras, é importante dedicar alguém para organizar o estoque e cuidar do processo de compras. Isso evita que os colaboradores da oficina façam pedidos aleatórios, sem nenhum tipo de controle.

Com isso, nomeie alguém como “comprador” ou “responsável pelo almoxarifado” e dê a ele a tarefa de acompanhar o giro do estoque, os fluxos de compras, o contato com os fornecedores, os orçamentos para os pedidos, os controles etc.

Mantenha o controle do estoque

Aproveitando um pouco o gancho do tópico acima, organizar estoque na oficina não deve se limitar a ter prateleiras completas e com itens certinhos em seus devidos lugares, ok?

É preciso trabalhar sempre de forma estratégica e, principalmente, manter o controle de tudo o que entra e sai do almoxarifado. Afinal, a gestão de estoque está totalmente ligada aos custos da oficina.

Dessa forma, ter itens em excesso ou não encontrar o que precisa na estante são situações que ocorrem com mais frequência quando não há controle de estoque — e isso pesa no bolso da empresa.

Sendo assim, muito além de todas as dicas que citamos até aqui, busque planejar bem as compras, levando em consideração o histórico de pedidos antigos, a frequência de uso, validade, custos, entre outros fatores importantes, tanto para não exagerar na compra como para não deixar faltar em caso de necessidade.

Essas foram algumas dicas de como organizar o estoque e tornar o processo de compras mais eficiente em uma oficina. Vale destacar que, além de organização e planejamento, essas tarefas podem agregar em muitos outros aspectos em seu negócio, desde a redução de custos até uma melhor experiência para o cliente final.

E aí? Gostou de saber mais sobre como garantir uma gestão de estoque mais eficiente em sua oficina? Quer saber mais dicas e começar a implementar um modelo mais profissional de negócio? Aproveite para baixar o Guia Completo sobre Gestão de Oficinas que preparamos!